„Glückwunsch, die Wahl ist auf dich gefallen, willkommen in unserem Unternehmen! Wann willst du anfangen?“ Immer öfter beruht diese gute Nachricht für Bewerbende auf der Unterstützung durch KI im Recruiting. Doch Unternehmen setzen künstliche Intelligenz nicht nur in der Personalbeschaffung ein. Auch im Personalwesen und in der Personalentwicklung können HR-Teams davon profitieren. Wir stellen Anwendungsbereiche sowie Chancen und Risiken von KI im Recruiting und HR vor.
Recruiting und HR: Chancen für KI
Künstliche Intelligenz hat in der Personalarbeit viele mögliche Anwendungsfälle. Bei der Personalgewinnung unterstützen Technologien schon heute zahlreiche Prozesse entlang der Candidate Journey: vom Formulieren der Stellenbeschreibung, über die optimale Platzierung der Jobanzeige, bis zum Onboarding. Und auch im Personalmanagement haben viele Unternehmen begonnen, HR-Prozesse zu automatisieren – so zum Beispiel, um mit Hilfe eines KI-Chatbots wiederkehrende Fragen der Mitarbeitenden zu beantworten oder individuelle Weiterbildungspläne zu erstellen.
Der Einsatz von KI im Personalwesen bietet also vielfältige Chancen. Ganz allgemein geht es darum, Prozesse zu verbessern, Zeit und Kosten zu sparen. Je nach Unternehmen können die konkreten Ziele dabei verschieden sein. Beispiele sind: das Online-Recruiting optimieren, mehr Bewerbungen erhalten, die Mitarbeiterbindung und Mitarbeitermotivation erhöhen oder positive Auswirkungen auf das Employer Branding erzielen. Details dazu findest du in den folgenden Abschnitten.
So wird KI im Personalwesen genutzt
Laut der Studie „Barometer Personalvermittlung 2022“ von index Research und dem Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister (BAP) lassen sich bereits 50 Prozent der Personalvermittler von KI unterstützen, jedoch nur 20 Prozent der Personalabteilungen in Unternehmen. Übrigens: Bewerbende sehen die neuen Technologien laut der Umfrage überwiegend positiv. So würden fast zwei Drittel der Befragten KI-basierte Job-Matching-Plattformen oder Online-Tests im Bewerbungsprozess nutzen. Gut die Hälfte könnte sich vorstellen, auf Karrierewebseiten mit Chatbots zu kommunizieren.
KI im Recruiting
Sehr viele Unternehmen sind auf der Suche nach geeigneten Fach- und Arbeitskräften. Doch die Zahl der Talente ist begrenzt. Die Personalbeschaffung bindet daher immer mehr Zeit und Ressourcen. Abhilfe schaffen Digitalisierungs- und KI-Lösungen, indem sie vielfältige Daten erheben und auswerten, das E-Recruiting optimieren und dafür sorgen, Stellen schneller zu besetzen. So helfen sie dabei:
Ideen zu liefern und Konzepte zu erstellen für Personalmarketing-Kampagnen
mehr qualifizierte Bewerbungen zu erhalten
die Kommunikation zwischen Unternehmen und Bewerbenden zu verbessern
die Time to Hire, also die Zeit bis zur Einstellung, zu verkürzen
Stellenausschreibungen optimieren
Eine der größten Herausforderungen beim E-Recruiting ist es, interessante Talente mit den passenden Inhalten auf den richtigen Kanälen anzusprechen. Von den aktiv Suchenden bis zu möglichen Interessenten, die nicht auf Jobsuche, aber offen für neue Herausforderungen sind. Künstliche Intelligenz und andere digitale Tools bieten dort heute schon eine Vielzahl an Lösungen, um zielgenau die passenden Bewerberinnen und Bewerber zu erreichen. Hier sind einige Beispiele:
Jobanzeigen verbessern, inklusive AGG- und Gender-Konformität, um alle Interessenten anzusprechen und niemanden auszuschließen
Auswahl der richtigen Inhalte und Kanäle für die Stellenanzeigen: KI ermittelt, wo und wann du die meisten Interessenten für deine Stelle erreichst
automatisierte Stellenanzeigen und Multipostings
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Bessere Kommunikation mit Bewerbenden
Laut einer Studie der Universität Bamberg nutzten 2020 drei Prozent der befragten Unternehmen einen Chatbot, um häufig auftauchende Fragen von Bewerbenden zu beantworten bzw. bei Bedarf an HR-Experten weiterzuleiten. Und über 12 Prozent verwendeten einen Recommender, um Interessenten automatisiert Stellen zu empfehlen oder dem HR-Team neue Kandidatenprofile vorzuschlagen. Die befragten Bewerbenden bewerteten solche KI-unterstützten Prozesse als einfacher und schneller.
Denn automatisierte Mails und Chat-Inhalte sparen im Recruiting nicht nur Zeit und Ressourcen. Sie verbessern auch die Kommunikation zwischen Unternehmen und Bewerbenden: Interessenten können nun rund um die Uhr ihre Fragen stellen, erhalten schneller Antworten und Rückmeldungen oder werden zeitnah über den Bewerbungsprozess informiert – und das alles mehrsprachig. Das beschleunigt den Einstellungsprozess und wirkt sich außerdem positiv auf das Employer Branding aus.
Stellen schneller besetzen
Kontakt aufnehmen, Auswahlprozess vorbereiten, Jobinterviews und Einstellungstests koordinieren: Mit KI erreicht die Digitalisierung für Unternehmen die nächste Stufe und verändert viele Abläufe im Recruiting. Die Tools sollen für optimierte Prozesse in der Personalgewinnung sorgen. Stellen zeitnah zu besetzen – das ist schließlich die große Aufgabe bei der Mitarbeitersuche. Hier sind Maßnahmen und Tools, die mit KI-Unterstützung den Einstellungsprozess beschleunigen können:
Digitale Auswahlsysteme analysieren automatisch Bewerbungen, gleichen sie mit dem Stellenprofil ab und bewerten die Eignung (Screening)
Textanalyse-Tools suchen gezielt in Datenbanken nach gewünschten Profilen und Qualifikationen (CV Parsing)
Analysen von Vorstellungsgesprächen zu Qualifikationen und Persönlichkeitsmerkmalen unterstützen bei der Auswahl passender Kandidaten
Erstellen und Auswerten von Assessment-Aufgaben
Matching von Talenten und Stellenanforderungen
KI-Lösungen sind also in der Lage, viele manuelle Prozesse und Routineaufgaben zu übernehmen – und diese effizienter zu erledigen. Recruiter haben dadurch mehr Zeit für strategische Aufgaben und den direkten, menschlichen Kontakt zu Interessenten und Bewerbenden. Hier bietet sich die Chance, mit KI eine bessere Candidate Experience zu bieten und sich damit als innovativer Arbeitgeber zu positionieren.
KI für das HR-Team
Auch in der Personalentwicklung und beim Personalmanagement gibt es zahlreiche Beispiele, wie HR-Teams zukünftig mehr Unterstützung von KI-Tools bekommen.
Onboarding: Chatbots sind in der Lage, typische Fragen zu Abläufen und Ansprechpersonen im Unternehmen zu beantworten, wie z. B. Urlaub einreichen, Reisekosten abrechnen, aber auch Fragen zum Thema Compliance.
Texte: Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsvereinbarungen, Arbeitsverträgen usw.
Verwaltung: Unterstützung bei Gehaltsabrechnungen, Leistungsbeurteilungen und Personalakten.
HR Analytics/Mitarbeiterbindung: Feedback sammeln und analysieren, frühzeitig Signale von Kündigungsbereitschaft oder einer erhöhten Fluktuation erkennen und gegensteuern, Verbesserungen vorschlagen, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.
Weiterbildung personalisieren: Mitarbeitende über Kurse und Seminare informieren, bei der Auswahl unterstützen, individuelle Upskilling-Konzepte erstellen. In den Trainings können Chatbots zudem als Co-Trainer/Sparring-Partner agieren und auf die unterschiedlichen Hintergründe und bevorzugten Lernmethoden eingehen. Ein Beispiel ist das Projekt KIRA Pro des Fraunhofer-Instituts, das KMU dabei unterstützen will, für Mitarbeitende passgenaue Weiterbildungspläne zu erstellen, um sie für die vernetzte Fertigung fit zu machen.
KI wird zur zentralen Schnittstelle für HR-Services und wird nicht nur Auskunft geben, sondern auch beraten. Ich sehe die KI zum Beispiel als Karriereberater. Dann bekämen unsere Mitarbeitenden einen intelligenten Chatbot an die Seite, der ihnen Karrierepfade aufzeigt und dazugehörige personalisierte Schulungen vorschlägt.
Georg Pepping, Geschäftsführer Personal und Arbeitsdirektor beim Digitaldienstleister T-Systems
Mitarbeitende einbinden beim Thema KI
Eine Umfrage von Civey und der Universität Duisburg-Essen unter deutschen ChatGPT-Nutzenden ergab: Nur knapp ein Viertel der Befragten sieht die Kommunikation mit einer KI-Anwendung positiv. Gleichzeitig geht über die Hälfte davon aus, dass textbasierte Chatbots verstärkt in ihrem Beruf eingesetzt werden wird. Wenn du planst, in deinem Unternehmen KI-Tools im Personalwesen einzuführen – dann solltest du daher die Mitarbeitenden frühzeitig einbeziehen. Es geht um Transparenz und eine klare Kommunikation.
Der Ethikbeirat HR-Tech hat dazu Richtlinien erstellt: Neben transparenten Beteiligungs- und Mitbestimmungsprozessen sei es wichtig, den Mitarbeitenden den konkreten Nutzen von KI-basierter Software zu vermitteln. Nur so erreichen Unternehmen die nötige Akzeptanz. In einer Umfrage des Bundesverbands für Personalmanager BPM und des Ethikbeirat HR-Tech unter HR-Teams und Arbeitnehmervertretenden forderten beide Seiten zudem „klare ethische Rahmenbedingungen in der Nutzung von KI und modernen Technologien“ im Personalwesen.
Risiken, Grenzen, Datenschutz
Für den Einsatz von KI im Recruiting und in der HR-Abteilung gibt es klare Grenzen. So sind personenbezogene, automatisierte Entscheidungen laut Artikel 22 der DSGVO nicht erlaubt. Du kannst zum Beispiel Bewerbenden nicht automatisiert absagen aufgrund von Daten, die aus dem Lebenslauf ausgelesen wurden, oder Arbeitszeugnisse komplett von KI-Tools erstellen lassen. Ein Grund dafür: Wenn diese Systeme mit Daten trainiert werden, die auf Klischees und Diskriminierung beruhen, dann werden diese von den Algorithmen übernommen – und eine Ungleichbehandlung wird eventuell sogar verstärkt.
Bei neuen Tools wie ChatGPT, die auf generativer KI beruhen, gibt es zudem noch starke Bedenken beim Thema Datenschutz. Denn KI-Sprachmodelle fügen eingegebene Informationen in ihre Datenbank ein – und machen diese möglicherweise der Öffentlichkeit bei anderen Anfragen zugänglich. Persönliche Daten oder wichtige Geschäftsdaten sollten daher in solche Anwendungen nicht eingegeben werden. Um diese Tools im Personalwesen in Zukunft rechtssicher nutzen zu können, sind neue technische Lösungen und Regulierungsmaßnahmen gefragt.
Übrigens: Einen Einstieg in das Thema KI und Datenschutz bietet das Weißbuch der Europäischen Kommission. Eine Umfrage des Bundesverbands der Personalmanager und des Ethikbeirats HR-Tech von 2021 ergab jedoch, dass nur 20 Prozent der befragten Personaler das Dokument kannten. Nur in sechs Prozent der Unternehmen wurde es eingesetzt.
Fazit: Mit KI die Personalarbeit verbessern
Jobanzeigen optimieren, Stellen schneller besetzen, interne HR-Services verbessern und damit die Mitarbeiterbindung erhöhen: KI im Recruiting und in HR bietet Unternehmen die Chance, ihre Prozesse effizienter zu gestalten, die Personalarbeit zu verbessern und Ressourcen zu sparen. Wichtig ist dabei, den Datenschutz zu beachten und zu beobachten, wie sich die rechtlichen Rahmenbedingungen weiterentwickeln. Personaler arbeiten gern mit Menschen – in Zukunft wird es darauf ankommen, auch die neuen Technologien gut zu verstehen.
