Im Marketing, im Vertrieb oder in der Produktentwicklung sind Datenanalysen längst Standard. Denn nur wer seine Kunden genau kennt, ist im Markt erfolgreich. Doch auch in der Personalarbeit ist es wichtig, Entscheidungen datengestützt zu treffen und ihre Wirksamkeit zu überprüfen. Mehr Bewerbungen erhalten, passgenaue Weiterbildungen entwickeln, die Mitarbeiterbindung erhöhen: People Analytics liefert die Kennzahlen, um solche Ziele in HR besser zu erreichen. Was genau hinter dieser Methode steckt, das erfährst du in diesem Beitrag.
Was ist People Analytics?
People Analytics ist der Einsatz von Datenanalysen und statistischen Methoden, um Erkenntnisse über Mitarbeiterverhalten und -leistung zu gewinnen. Durch die systematische Auswertung von HR-Daten und ihre Verknüpfung mit Kennzahlen aus dem Unternehmen können Personalverantwortliche Muster, Trends und Zusammenhänge identifizieren, die wichtige Informationen für die Optimierung von Personalentscheidungen liefern. Es geht nicht darum, den Ist-Zustand zu analysieren – sondern auf Basis historischer und aktueller Daten Prognosen für die Zukunft zu treffen und daraus entsprechende Maßnahmen abzuleiten.
Manchmal werden für diese Methode auch die Begriffe Workforce Analytics, HR-Analyse oder Employee Analytics verwendet. Sie gehört zum großen Bereich der HR Digitalisierung bzw. der Digitalisierung von HR-Prozessen.
Ziele von People Analytics
Beste Arbeitsbedingungen und zufriedene, kompetente Mitarbeitende: Die Analyse von Mitarbeiter- und Betriebsdaten ermöglicht es Personalern fundierte Entscheidungen zu treffen, um den Erfolg der Teams und des Unternehmens zu maximieren. Zu den Zielen von People Analytics gehören daher:
Verbesserung der Mitarbeiterleistung und -zufriedenheit
Reduzierung von Personalfluktuation und Fehlzeiten
Erkennen von zukünftig notwendigen Kompetenzen im Unternehmen
Identifizierung von talentierten Mitarbeitenden für Beförderungen
Optimierung der Personalbeschaffung und -entwicklung sowie die
Steigerung der Produktivität.
Unterschied People Analytics und HR Analytics
Hierzulande werden beide Begriffe oft synonym verwendet. Vor allem im englischsprachigen Raum aber wird zwischen beiden Methoden unterschieden. Demnach hilft People Analytics dabei, Unternehmensprobleme zu lösen, HR Analytics dagegen analysiert ausschließlich die HR-Prozesse.
Bedeutung wird unterschätzt
Die Bedeutung von People Analytics wird oft noch unterschätzt – oder es fehlen die nötigen Ressourcen und das Know-how: Gefragt nach ihren aktuellen Prioritäten, nannten nur 10 Prozent der Teilnehmenden der Berufsfeldstudie des Bundesverbands der Personalmanager*innen (BPM) 2023 das Thema Datenanalyse (People Analytics). Ein möglicher Grund ist, dass analytische Fertigkeiten in HR – abseits vom Personalcontrolling – noch nicht stark entwickelt sind. Daten erheben, relevante Analysen erstellen und Daten interpretieren: Diese Kompetenzen werden erst nach und nach aufgebaut.
Bereiche für den Einsatz von People Analytics
Wie entwickelt sich in Zukunft der Personalbedarf in deinem Unternehmen? Welche Kompetenzen sind in den nächsten Jahren wichtig, um wettbewerbsfähig zu bleiben? Welche Recruiting-Methoden und -Kanäle versprechen den größten Erfolg? Welche Benefits werden vom Team tatsächlich nachgefragt? Im HR-Bereich gibt es viele Anwendungsfelder, in denen Datenanalysen nützlich sein können:
Personalsuche und Talenteauswahl
Bewerbermanagement und Onboarding
Personaleinsatzplanung
Krankheitstage
Kompetenzen und Know-how
Employee Lifetime Value & Performance Management
Lernen und Entwicklung
Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung
Diversity
Gesundheitsmanagement und Sicherheit
Vorteile von People Analytics
Ob beim Recruiting oder bei der Mitarbeiterbindung: Die Personalabteilung trägt in vielen Bereichen zum Unternehmenserfolg bei. Datengesteuerte Strategien und Entscheidungen erleichtern diese Aufgabe. Denn sie zeigen zukünftige Entwicklungen oder Wahrscheinlichkeiten auf, damit du rechtzeitig darauf reagieren kannst. Damit hilft People Analytics dabei, wirksamere Maßnahmen bei der Personalplanung und -entwicklung umzusetzen. Konkrete Vorteile sind:
Kritische Trends im Personalbereich wie Fluktuation, Fehlzeiten, Altersstrukturen oder fehlende Kompetenzen früh erkennen und besser bewältigen
Unternehmenskennzahlen (z. B. aus dem Vertrieb) für Entscheidungen in HR nutzen
Talente für Schlüsselpositionen einfacher identifizieren
Personalbeschaffung und -entwicklung zielgerichtet planen und umsetzen
Unterstützung von Führungskräften bei der Steuerung ihrer Teams: Liefern die Daten zum Beispiel Gründe für ein bestimmtes Verhalten, ist das Unternehmen in der Lage, Gegenmaßnahmen zu treffen (Anreizsysteme, Unternehmenswerte, Benefits usw.)
Es ist sogar möglich, die Geschäftsstrategien von Wettbewerbern zu analysieren: Wenn ein Unternehmen verstärkt nach bestimmten Jobprofilen sucht, kannst du daraus Bereiche ableiten, die in Zukunft für deine Konkurrenz wichtig werden. Ein weiteres Beispiel dafür, wie die Digitalisierung die Personalabteilung und das Personalmanagement verändert.
Wo kommen die Daten her?
Die Datenquellen für People Analytics umfassen eine Vielzahl von internen und externen Quellen. Interne Daten könnten zum Beispiel die Personalakten, Performance-Bewertungen, Gehaltsdaten und Mitarbeiterumfragen umfassen. Externe Daten können aus Social-Media-Kanälen, Marktstudien, Benchmarks und branchenspezifischen Datenbanken stammen. Die Kennzahlen werden aus diesen Datenquellen gewonnen und analysiert, um Einblicke und Erkenntnisse über das Personal und die Organisationsleistung zu gewinnen.
Datenschutz: rechtliche Grenzen für People Analytics
In Deutschland gelten strenge Datenschutzgesetze wie die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Diese regeln den Umgang mit personenbezogenen Daten. Bei der Anwendung von People Analytics bzw. Workforce Analytics müssen Unternehmen deshalb sicherstellen, dass sie die Grundsätze der Datenminimierung, Zweckbindung und Transparenz (Art. 5 DSGVO) einhalten.
Zudem müssen die Daten anonymisiert oder pseudonymisiert werden, um die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu schützen. Eine umfassende Informationspflicht gegenüber der Belegschaft und eine explizite Einwilligung (DSGVO Art. 6) sind ebenfalls erforderlich. Es gilt die Mitbestimmungspflicht des Betriebsrats und zu Personen dürfen keine vollständig automatisierten Entscheidungen getroffen werden (DSGVO Art. 22).
Vorteile kommunizieren
Der Personalabteilung stehen immer größere, mitarbeiterbezogene Datenmengen zur Verfügung und Tools, um diese Daten sinnvoll auszuwerten. Du solltest also einerseits mögliche Sorgen der Mitarbeitenden um ihre Privatsphäre ernst nehmen, kannst aber gleichzeitig auf Vorteile von People Analytics verweisen. So können zum Beispiel Hidden Champions im Unternehmen entdeckt werden, die einen überdurchschnittlichen Beitrag zum Erfolg einer Abteilung beisteuern. Oder es werden individuell an Mitarbeitende angepasste Arbeitsbedingungen umgesetzt, um die Employee Experience zu verbessern.
Fazit: Mit People Analytics bessere Entscheidungen treffen
Informationsbasierte Entscheidungen statt Bauchgefühl: People Analytics nutzt Personal- und anderen Unternehmensdaten, um wertvolle Einblicke in das Verhalten, die Leistung und die Bedürfnisse der Belegschaft zu gewinnen und fundierte Entscheidungen im Personalmanagement zu treffen. Die Personalstrategie kann damit auf objektive Erkenntnisse aufbauen, ein starker Trend in HR. Bei der Erhebung der Daten ist es wichtig sicherzustellen, dass der Datenschutz eingehalten wird – und am Ende Menschen die Entscheidungen treffen.
