Datennutzung und automatisierte Verfahren sind im Personalwesen großer Betriebe bereits Standard: HR digitalisieren ist jedoch ein fortlaufender Prozess. Und vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen steht die Digitalisierung der Personalabteilung oft noch am Anfang. In diesem Überblick findest du daher zahlreiche Beispiele, wie HR die digitale Transformation nutzen kann, um effizienter zu arbeiten und Kosten zu sparen.
Digitalisierung: Beispiele aus der Personalverwaltung
Von der Personalplanung bis zum Personalmanagement: Für viele HR-Bereiche gibt es digitale Potenziale und inzwischen auch Lösungen. Ziel ist es, Personaler von Routineaufgaben zu entlasten und Mitarbeitenden mehr Eigenverantwortung zu geben. Das gilt vor allem für standardisierte Prozesse und wiederkehrende Aufgaben – von Arbeitsverträgen und Gehalt bis zu Änderungsvereinbarungen.
Digitale Personalakte
Anstatt physische Akten zu führen, können Unternehmen ihre Mitarbeiterakten digitalisieren. Sie speichert alle relevanten Informationen zu Mitarbeitenden zentral und sicher in digitaler Form. Die Vorteile der digitalen Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten sind eine verbesserte Datenintegrität, schnellere Zugriffsmöglichkeiten, höhere Effizienz beim Aktualisieren und Teilen von Informationen sowie Platz- und Kostenersparnis durch den Verzicht auf physische Akten.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Digitalisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ermöglicht es Unternehmen, viele Prozesse zu automatisieren, zum Beispiel durch den Einsatz von Payroll-Software. Sie ermöglicht eine effiziente und fehlerfreie Abrechnung, spart Zeit und reduziert den administrativen Aufwand. Zudem erleichtern digitale Lösungen die Einhaltung von Steuervorschriften und bieten eine erhöhte Sicherheit der Mitarbeiterdaten. Durch die Automatisierung können Unternehmen Kosten senken und Prozesse optimieren.
Digitale Self-Service-Systeme und Apps
Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung, Urlaubs- und Schichtplanung sowie die entsprechenden Genehmigungsprozesse binden viele Ressourcen. Self-Service-Lösungen und Apps im HR-Bereich ermöglichen Mitarbeitenden dagegen den direkten Zugriff auf persönliche Informationen wie Gehaltsabrechnungen, Urlaubs- und Krankheitstage. Urlaubsanträge einreichen, persönliche Daten aktualisieren oder Mitarbeiterleistungsdaten abrufen – all das kann unabhängig und einfach über solche Systeme erfolgen. Dies erhöht die Transparenz, Effizienz und Eigenverantwortung der Mitarbeitenden im Umgang mit personalbezogenen Belangen.
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Digitales Talentmanagement
Durch den Einsatz von digitalen Lösungen können Unternehmen talentiertes Personal identifizieren, fördern und langfristig binden, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Denn digitales Talentmanagement ermöglicht eine bessere Erfassung und Bewertung von Mitarbeiterkompetenzen, die gezielte Weiterentwicklung von wichtigen Fachkräften sowie eine effektive Nachfolgeplanung.
Mitarbeiterentwicklung und Training
E-Learning-Plattformen und andere Learning Management Systeme erleichtern den Zugriff auf Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Die HR-Abteilung kann dadurch die Personalentwicklung effektiver gestalten. Denn durch den Einsatz von Online-Schulungen und virtuellen Trainingsprogrammen können Mitarbeitende jederzeit und überall auf Weiterbildungskurse zugreifen. E-Learning ermöglicht individualisiertes Lernen, die Verfolgung des Fortschritts und die Bereitstellung von Feedback.
Außerdem können HR-Mitarbeitende mit Hilfe digitaler Lösungen die individuellen Entwicklungsbedürfnisse der Mitarbeitenden besser identifizieren und gezielte Entwicklungspläne erstellen, um ihre Fähigkeiten und Kompetenzen zu stärken.
People Analytics
People Analytics liefert datenbasierte Erkenntnisse und Einblicke in das Mitarbeiterverhalten und die Leistung. Indem HR-Abteilungen Daten über Mitarbeitende erfassen, analysieren und interpretieren, können sie fundierte Entscheidungen in den Bereichen Einstellung, Leistungsbewertung, Karriereentwicklung und Mitarbeiterbindung treffen. People Analytics hilft dabei, Trends zu identifizieren, Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen und strategische Maßnahmen zur Optimierung der Mitarbeitererfahrung und zur Steigerung der Produktivität zu ergreifen.
Mitarbeiterkommunikation
Die Nutzung digitaler Kommunikationstools bietet die Chance, die interne Kommunikation zu verbessern. Das können beispielsweise Mitarbeiter-Apps, Intranets oder Kommunikationsplattformen sein, auf denen Mitarbeiter Updates, Informationen und Ressourcen austauschen können.
Digitalisierung: Beispiele aus dem Recruiting
Auch bei der Personalsuche profitieren Unternehmen von vielfältigen digitalen Lösungen. Digitale Bewerbungsprozesse, Job-Interviews per Videokonferenz oder die Vertragsunterschrift mit elektronischer Signatur – es gibt viele Bausteine, um das Recruiting einfacher, effizienter und schneller zu machen.
Stellenportalanalyse
Mit modernen, KI-basierten Stellenanalysen ermitteln Unternehmen heute, welcher Stellentitel bei einer Anzeige die besten Ergebnisse bringt und welche Benefits bei Talenten gefragt sind. Und Stellenportalanalysen zeigen dir, auf welchen Jobbörsen du die meisten Kandidaten erreichst. Das spart Zeit, Geld und bringt mehr Bewerbungen.
Bewerbermanagement
Mit Hilfe von digitalen Lösungen wie Bewerbermanagement-Systemen optimieren Unternehmen ihren Bewerbungsprozess. Bewerbungen können online eingereicht, automatisch gescreent und archiviert werden. Das ermöglicht eine effektivere Kandidatenauswahl und einen schnelleren Bewerbungsprozess.
Onboarding
Die Digitalisierung erleichtert das Onboarding von neuen Mitarbeitenden. Sie können elektronisch die benötigten Unterlagen ausfüllen und unterschreiben und erhalten Zugang zu einem Onboarding-Portal. Praktisch umsetzen kannst du diesen Prozess zum Beispiel mit unserem KI-gestützten Tool für Onboarding und Schulung. Damit finden neue Mitarbeitende schnell und einfach Informationen über das Unternehmen, Teammitglieder und wichtige Unternehmensrichtlinien.
HR digitalisieren – was haben Unternehmen davon?
Die Einführung von datengestützten Prozessen und Automatisierung benötigt am Anfang zusätzliche Ressourcen. In der HR Trendstudie 2022 nannte ein Viertel der Befragten die Transformation als derzeit größte Herausforderung. Letztlich führt die HR-Digitalisierung aber auch in der Personalabteilung zu Einsparungen bei Aufwand und Kosten sowie weiteren Vorteilen:
Effizienzsteigerung: Durch die Digitalisierung von HR-Prozessen können Unternehmen ihre Effizienz deutlich steigern. Manuelle Aufgaben wie das Ausfüllen von Papierformularen, die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten oder die Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen können automatisiert werden. Dies hilft, Zeit zu sparen und die Produktivität der HR-Mitarbeitenden zu steigern.
Zugang zu Echtzeitdaten: Durch die Digitalisierung können Unternehmen auf Echtzeitdaten zugreifen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies ermöglicht es HR-Managern, aktuelle Informationen über Mitarbeiterleistungen, Gehaltsdaten, Urlaubszeiten und Schulungsbedarf abzurufen. Auf diese Weise werden strategische Entscheidungen unterstützt und die Transparenz in der Personalabteilung erhöht.
Verbesserung der Mitarbeitererfahrung (Employee Experience): Die Digitalisierung der HR-Prozesse ermöglicht es Unternehmen, ihre Mitarbeitererfahrung zu verbessern. Mitarbeitende können selbstständig auf ihre persönlichen Informationen zugreifen, Urlaub beantragen oder Schulungen planen. Dies bietet ihnen mehr Autonomie und reduziert die Abhängigkeit von der HR-Abteilung. Darüber hinaus können Unternehmen digitale Tools wie Employee Self-Service-Portale oder mobile Apps verwenden, um die Kommunikation zu erleichtern und schnellere Reaktionszeiten zu gewährleisten.
Kostenersparnis: Indem HR manuelle Prozesse durch automatisierte Systeme ersetzt, kann der Bereich erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Weniger Papierverbrauch, geringerer Platzbedarf für die Aufbewahrung von Akten und eine effizientere Nutzung der personalbezogenen Ressourcen können zu erheblichen Einsparungen führen.
Mehr Automatisierung und weniger Routinearbeit: Dadurch kann sich HR auf strategischere Aufgaben konzentrieren. Mögliche Aufgabenfelder sind die Entwicklung und Umsetzung von Talentstrategien, die Förderung von Mitarbeiterentwicklung und -engagement, die Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds und die Entwicklung von strategischen Partnerschaften mit Führungskräften und Geschäftseinheiten.
Fazit: HR digitalisieren lohnt sich
Software, Tools und Analysen: Mit dem Einsatz von digitalen Lösungen werden Personaler den Anforderungen einer modernen Arbeitswelt gerecht. Dabei können sie vielfältige Instrumente nutzen, um HR zu digitalisieren, zu optimieren und eine bessere Mitarbeitererfahrung zu ermöglichen. Das Ziel ist, HR-Prozesse effizienter, transparenter und nutzerfreundlicher zu gestalten. Indem die Personalabteilung weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringt, kann sie eine aktivere Rolle bei der Gestaltung und Umsetzung der Unternehmensstrategie spielen.
