Wie effizient ist deine Personalgewinnung? Wie viel Zeit benötigst du, um eine offene Stelle zu besetzen? Darum geht es bei Time-to-Hire, einer sehr wichtigen Kennzahl für dein Recruiting. In diesem Beitrag findest du eine Definition von Time-to-Hire und du erfährst, wie lange Unternehmen durchschnittlich brauchen, um Bewerbende einzustellen. Außerdem geben wir Tipps, wie du die Zeit bis zur Einstellung von Kandidaten reduzieren kannst.
Definition von Time-to-Hire
Time-to-Hire (deutsch: Zeit bis zur Einstellung) ist eine Kennzahl, die angibt, wie lange es dauert, eine offene Stelle erfolgreich zu besetzen. Sie misst den Zeitraum von der Bewerbung potenzieller Kandidaten nach der Veröffentlichung einer Stellenanzeige bis zur Vertragsunterzeichnung der neuen Mitarbeitenden. Eine schnelle Time-to-Hire deutet auf einen effizienten Recruiting-Prozess hin, während eine lange Zeitdauer auf mögliche Rekrutierungsprobleme oder Ineffizienz hinweisen kann.
Was ist der Unterschied zur Kennzahl Time-to-Fill?
Der Unterschied zwischen den Kennzahlen liegt darin, was gemessen wird. Time-to-Hire misst die Zeitspanne zwischen einer Bewerbung bis zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Time-to-Fill betrachtet dagegen den Zeitraum von dem Tag, an dem eine Stelle als vakant gemeldet wird, bis zum Tag, an dem eine Person die Position besetzt – also bis zum eigentlichen Arbeitsbeginn. Time-to-Fill kann daher länger sein und zum Beispiel Verzögerungen beim Onboarding-Prozess berücksichtigen. Auch ein regionaler oder branchenspezifischer Fach- und Arbeitskräftemangel beeinflusst die Kennzahl.
Diese Faktoren beeinflussen die Time-to-Hire
In einer Umfrage unter 200 Personalleitenden in KMU, die das forsa-Institut im Auftrag von onlyfy durchführte, nannten die Befragten den Fachkräftemangel, fehlende HR-Ressourcen sowie veraltete Recruiting-Tools als Ursache für lange Einstellungsprozesse. Weitere Faktoren, die die Time-to-Hire beeinflussen können, sind unter anderem:
die Verfügbarkeit qualifizierter Kandidaten
die Effizienz des Bewerbungs- und Auswahlprozesses
die interne Genehmigung und Abstimmung der Stellenbesetzung
die Qualität und Reichweite der Recruiting-Maßnahmen
Verzögerungen bei Vertragsverhandlungen
die interne Kommunikation zwischen den beteiligten Abteilungen sowie
die Schnelligkeit der Entscheidungsfindung.
Genug Gründe also, um diese Kennzahl bei der Personalsuche immer im Blick zu behalten.
Du willst zeitnah und ohne großen Aufwand mehr Bewerbungen erhalten? Mit unserem Bewerbungseingang-Booster sorgen wir für Top-Performance deiner Stellenanzeigen und Karriereseite!
Wie wird die Time-to-Hire berechnet?
Wenn du die Definition aufmerksam gelesen hast, kannst du dir sicher denken, dass die Kennzahl Time-to-Hire einfach zu berechnen ist. Du brauchst nur zwei Zahlen: die Anzahl der Tage von der Ausschreibung der Stelle bis zur Vertragsunterzeichnung (A) sowie die Anzahl der Tage, die zwischen der Ausschreibung der Stelle und einer Bewerbung liegen (B).
Time-to-Hire = A – B
Beispiel: Von der Veröffentlichung der Stelle bis zur Unterschrift dauert es 60 Tage. Acht Tage nach der Ausschreibung traf die Bewerbung ein. Dann beträgt die Time-to-Hire 60 – 8, also 52 Tage.
Was die Kennzahl bedeutet
Je kleiner die so gemessene Kennzahl Time-to-Hire ist, desto effizienter funktioniert dein Bewerbungsprozess. Die Dauer dieses Prozesses ist auch aus Sicht der Kandidaten eine sehr wichtige Erfahrung. Sie bestimmt, wie dein Unternehmen wahrgenommen wird und ob Kandidaten, nicht doch noch im letzten Augenblick abspringen. Denn Talente erwarten heute einen möglichst schnellen Bewerbungsprozess, so eine Studie von Stellenanzeigen.de.
Übrigens: Du kannst auch den gesamten Zeitraum von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung messen. Damit bist du in der Lage, die Effizienz deines Recruiting-Prozesses zu analysieren – also wie lange es zum Beispiel dauert, bis die ersten Bewerbungen bei dir eintreffen. Ist der Zeitraum lang, kann das ein Hinweis darauf sein, dass die Kandidatenansprache nicht optimal ist oder du die falschen Kanäle nutzt.
Benchmark: Time-to-Hire steigt an
Die durchschnittliche Besetzungszeit für eine offene Stelle wird länger: In der oben genannten forsa-Umfrage sagten 73 Prozent der befragten Personaler, die Time-to-Hire sei in den vergangenen fünf Jahren gestiegen. Mehr als zwei Drittel gaben an, dass es länger als drei Monate dauert, eine Führungsposition zu besetzen, etwa die Hälfte benötigt sogar drei bis sechs Monate. Bei Fachkräften seien es etwa zwei bis drei Monate.
Im IT-Bereich ist die Lage noch dramatischer: Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom zum Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte von 2022 dauert es dort durchschnittlich 7 Monate, bis eine offene Stelle besetzt ist.
Kosten einer langen Time-to-Hire
Unternehmen mit einer langen Time-to-Hire riskieren, dass eine andere Firma schneller ist und sich die potenziellen Kandidaten sichert. Zudem entstehen durch Vakanzen auch betriebswirtschaftliche Kosten, zum Beispiel durch Produktionsausfälle, reduzierte Vertriebsleistungen oder fehlenden Kundensupport. Insbesondere bei Fach- und Führungskräften sind diese Kosten weitaus höher als das eigentliche Recruiting-Budget, wenn diese Stellen wochen- oder monatelang unbesetzt bleiben.
So optimierst du deine Time-to-Hire
Eine Recruiting-Benchmark-Studie mit über 1.300 Teilnehmenden aus dem Personalmanagement zeigte im Vorjahr: 65 Prozent der befragten Unternehmen nutzen Time-to-Hire als Kennzahl, um die Effizienz ihres Recruiting-Prozesses zu messen. Gleichzeitig erheben 29 Prozent gar keine Kennzahlen. Ein Fehler – denn nur, wer diese Daten misst und auswertet, ist in der Lage Schwachstellen beim Recruiting- und Bewerbungsprozess zu erkennen und die Abläufe zu optimieren.
Hier ist eine Reihe von möglichen Maßnahmen, um deine Time-to-Hire zu verbessern:
Kandidatenansprache optimieren, um die Anzahl nicht geeigneter Bewerbungen zu reduzieren
Stellenanzeigen in den zur Zielgruppe passenden Kanälen veröffentlichen
Bewerbungsprozess vereinfachen
Einsatz von KI bei der Analyse von Bewerbungen
Nutzung von Chatbots, um zeitnahe Rückmeldungen zu geben sowie für die schnelle, automatisierte Beantwortung von Standardfragen
Bewerbermanagement-Software nutzen, um Bewerbungen schneller zu bewerten
Abstimmung zwischen Abteilungen und Führungskräften verbessern, um schneller zu entscheiden
mit Videointerviews den Bewerbungsprozess beschleunigen
Unterschriftsbonus, um Kandidaten frühzeitig an dein Unternehmen zu binden
Fazit: Recruiting optimieren mit Kennzahlen
Personaler agieren heute in einem Arbeitnehmermarkt: Wegen des Fachkräftemangels konkurrieren mehr Unternehmen um qualifizierte Kandidaten. Effiziente Recruiting- und Bewerbungsprozesse sind deshalb entscheidend, um Talente auf sich aufmerksam zu machen und passende Bewerbungen zu erhalten. Die Kennzahl Time-to-Hire zeigt an, wie lange es dauert von Stellenausschreibung bis Vertragsunterzeichnung. Sie gibt Unternehmen daher wertvolle Hinweise, an welchen Stellen sie ihr Recruiting optimieren können, um schneller die passenden Mitarbeitenden einzustellen.
